Comment vérifier un fournisseur avant de payer

La plupart des premières commandes ratées ont les mêmes causes : un fournisseur qui n'est pas celui qu'il prétend être, une marchandise différente de l'échantillon, ou un paiement envoyé au mauvais endroit. Ces sept vérifications prennent quelques jours et peuvent sauver toute la commande.

1. Confirmez que l'entreprise existe

Demandez la raison sociale et le numéro d'enregistrement de l'entreprise, puis vérifiez-les. Pour une entreprise canadienne, consultez le registre fédéral ou provincial des entreprises. Pour un fournisseur à l'étranger, demandez sa licence d'entreprise et vérifiez que le nom correspond à celui de ses factures et de son compte bancaire.

2. Demandez des références, et appelez-les

Demandez deux ou trois clients qui ont acheté un produit semblable. Un court appel en dit long : la marchandise est-elle arrivée à temps, et correspondait-elle à ce qui était promis?

3. Obtenez des échantillons avant la commande de production

Demandez au fournisseur de vous expédier un échantillon directement, et prévoyez de payer l'échantillon et sa livraison. Une fois un échantillon approuvé, conservez-le : il devient la référence à laquelle la production doit correspondre.

4. Mettez tout par écrit

Notez les matériaux, les dimensions, les couleurs, les quantités, l'emballage, les étiquettes, le prix, la date de livraison et les conditions de paiement. Approuvez les visuels par écrit. Une commande vague mène à des désaccords plus tard.

5. Vérifiez les certifications dont votre produit a besoin

Certains produits doivent respecter des règles canadiennes avant d'être vendus ou utilisés. L'équipement électrique doit porter une marque de certification reconnue au Canada, comme CSA ou cUL. Les cosmétiques, les instruments médicaux et les produits pour enfants sont encadrés par Santé Canada. Demandez les rapports d'essai et les certificats, et vérifiez qu'ils sont authentiques.

6. Utilisez des conditions de paiement sûres

• Payez seulement dans un compte bancaire d'entreprise au nom du fournisseur, jamais dans un compte personnel.
• Méfiez-vous si les coordonnées bancaires « changent » par courriel. C'est l'une des fraudes les plus courantes. Confirmez par téléphone, à un numéro que vous aviez déjà.
• Pour les grosses commandes, versez un acompte et payez le solde après l'inspection, plutôt que 100 % d'avance.

7. Inspectez avant l'expédition

Pour une commande de l'étranger, une inspection avant l'expédition par un inspecteur indépendant vérifie un échantillon au hasard par rapport à vos exigences, avant que vous payiez le solde. C'est bien moins cher que de régler un problème une fois la marchandise arrivée.

Signaux d'alarme

• Un prix bien plus bas que toutes les autres soumissions
• De la pression pour payer vite, ou un rabais si vous payez aujourd'hui
• Un refus d'envoyer des échantillons, de faire un appel vidéo ou de montrer l'usine
• Des coordonnées bancaires qui changent, ou une demande de payer une autre entreprise
• Aucun contrat ni confirmation de commande par écrit